Sie wollen Ihren Büroalltag nachhaltiger gestalten, Ihre Umweltbilanz verbessern und gleichzeitig Energiekosten sparen? Wir geben Ihnen an dieser Stelle Tipps, wie Sie dieses Ziel einfach und effizient erreichen.
Das Thema Nachhaltigkeit und Ökologie ist in aller Munde. Auch bei der Ausstattung und bei der Gestaltung von Arbeitsprozessen im Büro gilt es immer mehr, Augenmerk auf den ökologischen Fußabdruck zu legen. Verbesserungen sind schnell erreichbar, denn auch im Büro lassen sich Umweltschutz und Ökologie erstaunlich gut umsetzen.
Der Nutzen der folgenden Maßnahmen ist nicht nur gut für die Umwelt. Durch die Verwendung von umweltfreundlichem Büromaterial, den Einsatz energiesparender Geräte und die Umsetzung wirksamer Maßnahmen wird nicht nur die Umweltbilanz des Betriebs verbessert; auch der Energieverbrauch wird wirksam verringert, was eine Reduzierung laufender Kosten mit sich bringt.
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Die effizienteste Maßnahme:
Digitale Workflows statt Zettelwirtschaft und Aktenordner
Vor Jahren sprachen alle vom „papierlosen Büro“. Doch der Verbrauch von Druckerpapier ist in den letzten Jahren nahezu ungebremst gestiegen – trotz zunehmender Digitalisierung der Arbeitsabläufe. Deutsche Führungskräfte bedrucken täglich rund 40 Seiten Papier, im Jahr rund 44 kg.
Wenn drucken, dann am besten umweltbewußt. Die Verwendung von 100 Prozent Recyclingpapier (Umweltzeichen Blauer Engel) ist ökologisch betrachtet die beste Wahl. Das bestätigen umfassende Ökobilanzen des Umweltbundesamtes. Ein Paket Recyclingpapier (500 Blatt) spart so viel fossile Ressourcen ein, wie eine 15W-Energiesparlampe benötigt, um 290 Stunden zu leuchten.
Neben dem Einsatz umweltgerechter Verbrauchsmaterialien gibt es weitere gute Maßnahmen, die Ökobilanz spürbar zu verbessern. Das wohl größte Potenzial liegt in der Digitalisierung der Arbeitsprozesse.
Daten haben gegenüber Papier zahlreiche Vorteile: Arbeiten im Team kann besser organisiert werden, Daten online zu teilen ist weitaus effektiver als Aktenordner hin- und herzuschicken, Verlust- und Fehlerrisiken werden deutlich verringert – und nicht zuletzt kann die Archivierung und Dokumentation verschiedener Versionen bedeutend einfacher erfolgen. In Stichpunkten:
- Archivierung: Ordner und Akten brauchen Platz – Daten nicht.
- Kopien und Ausdrucke: Analoges Arbeiten vielfach mehr Zeit und Strom, verschleißt Geräte und verbraucht im Gegensatz zu digitalisierten Dokumenten Druckertoner, Tinte und Papier.
- Verteilen: Ausdrucken und Versenden kostet Arbeitszeit und Porto, verbraucht Verpackungsmaterial und belastet beim Versand die Umwelt durch den Einsatz von Transportmittel.
Energiesparen einfach gemacht: Durch gezielte Anschaffung energieeffizienter Bürogeräte
Ein Schlüssel ist die Anschaffung energieeffizienter Geräte. Hierzu bietet die DENA (Deutsche Energie-Agentur) einen Leitfaden an – der einfach zu finden ist unter dem Titel „Beschaffungsleitfaden energieeffiziente Bürogeräte“.
Hier werden glasklare Beschaffungskriterien genannt wie z.B. die Erfüllung der Anforderungen des „Energy Star“. Sollkriterien für den Stromverbrauch für Gerätekategorien wie z.B. Laserdrucker erlauben die Identifikation besonders wirtschaftlicher Bürogeräte. Hier werden konkrete Kennzahlen genannt wie „Typischer Stromverbrauch“ oder Soll-Kriterien wie „Power-Management des Geräts“ oder Kennwerte für die „Effizienz von Netzteilen“.
Neben den Geräteeigenschaften ist es der tägliche Einsatz des Geräteparks, der optimiert werden kann. Denn das Verhalten der Nutzer nimmt entscheidend Einfluss auf den Energieverbrauch und die Umweltbilanz. Bestimmte Funktionen der Geräte und technische Hilfsmittel unterstützen energiebewusstes Verhalten:
- Die Energiesparfunktion: Power-Management-Systeme können bedarfsgerecht konfiguriert werden. Bei einem Multifunktionsgerät kann der Stromverbrauch so auf deutlich unter 50% verringert werd
- Mit schaltbaren Steckdosenleisten können ausgeschaltete Geräte wie PC, Monitor oder Drucker vollständig vom Stromnetz getrennt werden. Stromfressende Standby Betriebszustände werden vermieden.
- Mit programmierbaren Zeitschaltuhren lassen sich Stromverbräuche ebenso signifikant reduzieren.
- Bei Druckern kann Papier durch Aktivierung der Duplex-Funktion zweiseitig bedruckt werden. Die Papiereinsparung ist enorm.
- Der Einsatz wiederbefüllbarer Toner-Kartuschen und Tintenpatronen führt zu einer erheblichen Einsparung bei Verbrauchsmaterialien und zu einer wesentlichen Verringerung regelmäßig auftretender Abfallmengen.
Intelligente Planung erhöht die Effizienz: Maßgeschneidertes Equipment für optimale Arbeitsabläufe.
„Nicht zu viel und nicht zu wenig, sondern genau richtig“. Wer sich bei der Anschaffung von Bürotechnik an diese Devise hält, kann unglaublich viel Anschaffungskosten einsparen, Energieverbräuche langfristig minimieren und ganz nebenbei für eine zufriedenstellende Arbeitsatmosphäre sorgen.
Vor der Anschaffung der Bürogeräte sollte man die Arbeitsorganisation eines Büros vorausdenken und sich beim Planen der Infrastruktur von Profis beraten lassen.
Oft gibt es innovative Lösungen, die man nicht kennt und deren Nutzen sich erst auf den zweiten Blick erschließt. Hierzu zählt der Einsatz von Software oder Netzwerktechnik ebenso wie das Nutzen intelligenter Strategien bei der Dokumentenverwaltung. Ganz konkret sollte überlegt werden, welche Tätigkeiten von welchem Mitarbeiter wann zu erledigen sind (Workflow-Analyse). Was kann digital erfolgen? Wann und bei welcher Gelegenheit muss überhaupt gedruckt werden? Wie können Home-Office Arbeitsplätze am besten eingebunden werden? Welche Anforderungen sind an die Vernetzung der IT-Infrastruktur zu stellen?
Oft lassen sich durch genaue Vorplanungen erhebliche Verschlankungen beim Gerätepark erzielen. Zum Beispiel kann die Anzahl der Drucker durch vernetzte Multifunktionsgeräte gezielt verringert werden, bei gleichzeitiger Erhöhung von Verfügbarkeit, Druckqualität und Funktionalität.
Lösungen für Ihr nachhaltiges Büro? Fragen Sie uns.
Wenn es um umweltbewussten Einsatz von Bürotechnik geht, stehen wir als Ihre Berater zur Verfügung. Unsere Expertise umfasst die Planung der Arbeitsabläufe, die Auswahl energieeffizienter Geräte und selbstverständlich die Installation, Einrichtung und Betreuung der technischen Büroausstattung. Gerne nehmen wir auch Optimierungen bestehender Geräteparks vor. Das Ergebnis geht einher mit nachhaltigen Kosteneinsparungen durch Reduktion von Verbrauchsmaterialien und Energieverbrauch.
