Effizient und sicher! Bei der Stadtverwaltung von Neutraubling stand eine Runderneuerung der Druckerlandschaft stand. Durch den Einsatz von 124 neuen Kyocera-Endgeräten sowie die Implementierung von Kyocera MyQ Business wurde die Flotte auf ein neues Leistungsniveau gehoben.
Kunde:
- Stadtverwaltung Neutraubling
Herausforderung:
- Optimierung der Druckerflotte
- Vereinheitlichung der IT
- Beschleunigung der Prozesse im Dokumenten-Workflow
Lösung:
- Installation von 124 Kyocera-Druckern und -Multifunktionsgeräten
- Implementierung der Dokumenten-Software Kyocera MyQBusiness
"Es macht einfach Spaß, zu sehen, wie einfach und problem¬los die Anmeldung jetzt funktioniert. Das ist eine echte Arbeitserleichterung."
Sie suchen auch nach einer Lösung für Ihr Dokumenten-Management? Sprechen Sie uns an!
Der Kunde
Neutraubling in der Oberpfalz ist eine Industriestadt im Kreis Regensburg. Mit rund 14.700 Einwohnern ist sie die größte Stadt im Kreis und ein wichtiges wirtschaftliches Zentrum in der Region. Die Stadtverwaltung, Ämter und Schulen von Neutraubling verteilen sich – neben dem Rathaus – auf unterschiedliche Standorte in der Stadt. Um einen möglichst guten Service bieten zu können und ihre Infrastruktur effizienter gestalten zu können, beschloss die Stadtverwaltung von Neutraubling Systeme und Abläufe zu optimieren.
Die Herausforderung
Die Stadtverwaltung Neutraubling wollte in eine neue Druckerlandschaft investieren. Ziel war es, auf diese Weise die Effizienz des Flottenmanagements zu verbessern und die Administration zu vereinfachen. Für das Rathaus wünschten sich die IT-Verantwortlichen der Stadt zusätzlich eine Lösung, um die Auslastung der Maschinen zu optimieren.
Ein umfassendes Flottenmanagement fehlte, sodass der überwiegende Teil der genutzten Geräte einzeln konfiguriert und gewartet sowie Verbrauchsmaterialien geräteabhängig disponiert werden mussten. Neben einer Verringerung des Arbeitsaufwands wollten die Verantwortlichen auch einen Gesamtüberblick über die eingesetzte Druckinfrastruktur und die Verbrauchsmaterialien erhalten.
Zudem fehlte eine einheitliche Zugangskontrolle, eingebettet in ein übergreifendes Sicherheitsmanagement für die Digitalisierung von Dokumenten. Daher waren langwierige, manuelle Prozesse erforderlich, um alle Vertraulichkeitserfordernisse zu erfüllen. Das Drucken, Scannen und Versenden von Dokumenten war so ein wenig effizienter Prozess.
Die Lösung
Die Stadtverwaltung beschloss eine komplette Erneuerung der Druckerflotte. Auch die Abläufe im Dokumentenmanagement sollten konsolidiert werden.
Nach einer Ausschreibung fiel die Wahl auf das Systemhaus LIEBL SYSTEMS, das bereits zuvor Bestandlieferant der Stadtverwaltung war. Gemeinsam mit uns wurden die Ist-Situation erfasst und dabei viele Insellösungen identifiziert. Insbesondere im Rathaus gab es noch zahlreiche teilautomatisierte oder manuelle Prozesse, die ein effizientes Dokumentenmanagement erheblich einschränkten.
Klares Ziel: Den gesamten Workflow einheitlich gestalten und gleichzeitig das erforderliche Sicherheitsmanagement gewährleisten. Damit sollte die Lösung die IT vereinheitlichen, die Geräteverwaltung optimieren und Prozesse im Dokumenten-Workflow beschleunigen. Die Geräte sollten, abgestimmt auf die individuellen Erfordernisse des jeweiligen Bereichs, für ihren jeweiligen Einsatz optimal geeignet sein. So werden beispielsweise in den Schulen hauptsächlich Kopien angefertigt, weshalb die dort eingesetzten Geräte in diesem Bereich hohe Leistungsstärke aufweisen müssen. Das gilt insbesondere auch deshalb, weil in einigen Schulen jedes Klassenzimmer mit einem solchen Gerät ausgestattet ist.
Insgesamt wurden 124 Kyocera-Drucker und -Multifunktionsgeräte neu geliefert und installiert. Durch den Einsatz der Dokumentensoftware MyQ wurden zudem alle im Rathaus der Stadt eingesetzten Geräte mit einem individuellen Sicherheitsmanagement versehen. Die Software überwacht zugleich das Druckvolumen und leitet Druckaufträge an das am besten geeignete und verfügbare Ausgabesystem weiter. Dadurch werden Kapazitäten optimal genutzt und können nun zentral überwacht werden. Der Dokumentenfluss lässt sich so lückenlos monitoren, und selbst die hohen Sicherheitsansprüche der Neutraublinger Stadtverwaltung können damit problemlos erfüllt werden. Mitarbeiter authentifizieren sich via Chip am Gerät, zeitaufwändige Anmeldungen per Passwort können somit entfallen.
Das Ergebnis
Die Stadtverwaltung von Neutraubling ist mit der Implementierung und dem Betrieb des Systems äußerst zufrieden. Die gesamte Implementierung wurde von LIEBL SYSTEMS in enger Zusammenarbeit mit der Inhouse-IT der Stadtverwaltung innerhalb von nur vier Wochen umgesetzt. Der gesamte IT-Betrieb wurde in dieser Zeit lückenlos und störungsfrei aufrechterhalten. Der eigentliche Roll-out erfolgte in verschiedenen Abschnitten. So wurden immer Abteilungen und Gruppen, die räumlich im Rathaus oder in Außenstellen gegliedert waren, kumuliert umgestellt.
Im Rathaus wurden mit der Einrichtung der Lösung MyQ Business Server schrittweise die einzelnen Multifunktionssysteme hinzugefügt und gleichzeitig mit den für sie vorgesehenen Policies eingebunden. Durch diese Vorgehensweise war es möglich, eine problemlose Umstellung mit einem für jeden Cluster überschaubaren Aufwand zu erzielen. Nicht zuletzt die detaillierte Planung des Roll-outs und der frühzeitige Test der Druckertreiber in der Produktivumgebung haben sichergestellt, dass es zu keinen Komplikationen gekommen ist.
Durch die zentrale Verwaltung werden die Endgeräte nun optimal ausgelastet – bei gleichzeitiger Beschleunigung der Prozesse. Im Rathaus sorgen die hinterlegten Policies dafür, dass bei einer Auslastung eines bestimmten Geräts nahtlos auf ein anderes ausgewichen werden kann, ohne dass die Sicherheit sensibler Dokumente oder Daten gefährdet wird. Darüber hinaus konnte die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht werden, und durch ein automatisiertes Management der Verbrauchsmaterialien kommt es auch hier zu keinen Engpässen mehr. Neben der gestiegenen Leistung profitieren insbesondere die Mitarbeiter im Rathaus von einer deutlichen Zeitersparnis. Durch die Anmeldung per Chip wurde der Authentifizierungsprozess am Gerät deutlich verkürzt. „Es macht einfach Spaß, zu sehen, wie einfach und problemlos die Anmeldung jetzt funktioniert“, freut sich Patrick Kuhr von der Neutraublinger Stadtverwaltung und ergänzt: „Das ist eine echte Arbeitserleichterung.“ Da verwundert es nicht, dass einige Mitarbeiter bereits über weitere Digitalisierungsmöglichkeiten nachdenken.
Das Feedback
„Mit der Kombination aus 124 Kyocera-Endgeräten sowie einem übergreifenden Policy-Management im Rathaus haben wir eine produktive, schlanke und effiziente Dokumentenumgebung geschaffen. Gleichzeitig werden alle Sicherheitsanforderungen erfüllt, so dass wir unseren Bürgerinnen und Bürgern noch bessere Dienstleistungen bieten können.“
„Mit unserem Partner Kyocera ist es uns gelungen, die MFD-Infrastruktur der Stadtverwaltung Neutraubling auf ein neues Leistungsniveau zu heben und gleichzeitig allen Sicherheitsanforderungen zu entsprechen. Dank leichter Integration der Systeme in die bestehenden IT-Umgebungen lief der Umstieg absolut problemlos. Kyocera-Drucklösungen bieten einen optimierten Workflow bei gleichzeitiger Wahrung hoher Sicherheitsansprüche.“