All-in Mietvertrag zur Lieferung, Installation und Betrieb von Druck-und Multifunktionssystemen, Software und Full-Service sowie der Betrieb eines Copy-Shops für die Technische Hochschule Deggendorf.
Der Auftrag umfasst die Installation insgesamt 203 Kyocera Geräte an 7 verschiedenen Standorten der TH Deggendorf. Der dynamische Ausbau der Universität ist verbunden mit einer fortlaufenden Erweiterung der technischen Infrastruktur. Gefordert war die Konzeption einer zukunftsfähigen Betreiberlösung für Kopier- und Drucksysteme unterschiedlicher Leistungsstufen auf Mietbasis inklusive des Betriebs eines Copy-Shops mit benutzerfreundlichem Abrechnungssystem.
Kunde:
Technische Hochschule Deggendorf mit 7 angebundenen Lokationen
Herausforderung:
- Kopier- und Drucksysteme unterschiedlicher Leistungsstufen
- Full-Service Mietvertrag
- Gesamtheitliches Betreiberkonzept inklusive Abrechnungssystem
- Betrieb eines Copy-Shops
- Einrichtung ohne Betriebsunterbrechung
- Integration aller Außenstellen in einem Gesamtkonzept
Lösung:
- All-in-Full-Service-Wartungsvertrag
- Voll integriertes Betreiberkonzept
- Umfassende Leistungen über die gesamte Vertragslaufzeit
„Die jetzt gefundene Lösung entlastet die TH Deggendorf umfänglich. Wir konnten sowohl die Konzeption der technischen Lösung, die Bereitstellung aller Komponenten, deren Installation und Einrichtung sowie den laufenden Betrieb der kompletten Geräte-Infrastruktur an den Dienstleister LIEBL SYSTEMS vergeben.“
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Der Kunde
Die Technische Hochschule Deggendorf (THD) ist eine staatliche Technische Hochschule für Technik, Wirtschaft, Medien und Gesundheit mit wesentlichen Standorten in Deggendorf, Pfarrkirchen (Niederbayern) und weiteren Außenstellen. Derzeit besuchen ca. 7.000 Studierende diese Bildungseinrichtung. Die THD wächst weiter – derzeit befinden sich weitere Technologie Campi im Aufbau.
Die Herausforderung
In diesem Projekt war die Expertise als IT Dienstleister, der auf Multifunktionsdrucksysteme spezialisiert ist, in umfassender Weise gefordert. Die Integration bestehender – und auch zukünftiger Außenstellen – war und ist wesentlicher Bestandteil der Aufgabe. Die Vorgaben der TH Deggendorf beinhalten auch die Übernahme des laufenden Betriebes inklusive der Bereitstellung der Verbrauchsmaterialien sowie die Durchführung von Schulungsmaßnahmen, Einführungen der Gerätenutzer.
Selbst Geräteumzüge und Änderungen, die sich durch den permanenten Ausbau der Infrastruktur ergeben, mussten berücksichtigt werden. Auch die Softwarepflege und die fortlaufende Aktualisierung gehören zum Serviceportfolio. Die Leistungen beinhalten auch die Übernahme administrativer Aufgaben wie z.B. die Einrichtung und Änderung von Kostenstellen bis hin zum Ändern der Druckernamen bei Geräteumzügen.
Die Lösung
Die TH Deggendorf beschloss, das komplette Thema Multifunktionsdrucksysteme und deren Betrieb an einen externen Anbieter zu vergeben.
Nach Prüfung des Lösungskonzeptes des sehr umfassenden Auftragsvolumens fiel die Wahl auf den Technologieprovider und Betreiber LIEBL SYSTEMS. Ein wesentlicher Bestandteil der Lösung ist der Einsatz von multifunktionalen KYOCERA Druckersystemen, die eine flexible Erfüllung der geforderten Leistungen ermöglichen und umweltfreundliche Lösungen beim Verbrauchsmaterial gewährleisten.
Der Service von LIEBL SYSTEMS beinhaltet alle Leistungskomponenten, von der technologischen Projektplanung über die Umsetzung an den verschiedenen Standorten und die Organisation des laufenden Betriebs, mit allen Aspekten. Insbesondere umfasst der Servicevertrag:
- Sämtliche Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten
- Anlieferung, Aufbau und Einrichtung der 203 KOYOCERA Drucker, deren Vernetzung, Inbetriebnahme sowie Einweisung und Schulungen
- Softwarepflege und regelmäßige Updates
- Administration der Geräte über die gesamte Vertragslaufzeit
- Geräteumzüge und Neueinrichtung vor Ort nach Bedarf
- Wartung und Reparatur und zeitnahe unverzügliche Störungsbeseitigung aller Geräte und ihrer Zusatzausstattungen
- Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien wie z.B. Tonerkartuschen (ausgenommen sind lediglich Folien, Heftklammern und Stromkosten)
- An- und Abfahrt Kosten sowie Lohnkosten für das Servicepersonal
- Anfallende Urheberrechtsabgaben
- Entsorgung von Verpackung, Teilen und Verschleißmaterialien
- Fortlaufende Bestückung der Geräte mit Verbrauchsmaterial (Toner und Papier)
- Abbau und Abtransport bei Vertragsende
Ausgenommen sind in diesem Komplettpaket lediglich Reparaturarbeiten, die auf eine nicht vertragsgemäße Nutzung oder mutwillige Beschädigung zurückzuführen sind.
Das Ergebnis
Die Wahl fiel bezüglich der Hardwarekomponenten viel auf KYOCERA Multifunktionsdrucker. Das weltweit aktive Unternehmen steht wie kein anderes für innovative Druckertechnologie, die zugleich anwenderfreundliche, hochintegrative, vernetzbare und umweltgerechte Lösungen bereitstellt.
Diese technologische Grundlage ermöglicht LIEBL SYSTEMS als Serviceanbieter die Gewährleistung höchster Verfügbarkeit bei minimalen zeitlichen Betriebsunterbrechungen im Falle von Schäden und damit zusammenhängender Reparaturarbeiten.
Mit der Kombination von innovativer Technik und exzellentem Service kann die gewünschte Hochverfügbarkeit der Drucker-Infrastruktur erreicht werden. Unterbrechungsfreie Nutzung wird damit Realität. Ausschlaggebend dafür sind eine Reihe von technischen Besonderheiten wie zum Beispiel ein zentrales Monitorring, dass die Überwachung der Betriebszustände aller eingesetzten Geräte ermöglicht. So kann antizipiert werden, wann Wartungsarbeiten anstehen, Tonerpatronen gewechselt werden müssen oder Papier nachgefüllt werden muss. Verschleißerscheinungen können aufgrund der ausgelesenen Parameter festgestellt werden, um anstehende Wartungsarbeiten rechtzeitig zu planen und zeitnah durchzuführen.
Das Feedback
„Man wünscht sich heute bei der technischen Infrastruktur höchste Verfügbarkeit, so gut wie keine Ausfallzeiten und nahtlose Serviceleistungen im Falle nötiger Wartungsarbeiten oder Reparaturen. Innovative Drucktechnik ermöglicht genau dies. Wir haben uns mit LIEBL SYSTEMS für einen Provider entschieden, der diesen Standard auf höchstem Niveau erfüllen kann, unterbrechungsfrei über die komplette Vertragslaufzeit hinweg.“